Pourquoi choisir Free Mind Agency pour l’externalisation pour votre entreprise d’événementiel ?
Chez Free Mind Agency, nous offrons des services d’assistance administrative pour le secteur de l’événementiel, permettant aux professionnels de se concentrer sur le cœur de leur activité. Nous intervenons au quotidien pour gérer toutes les tâches administratives, logistiques et organisationnelles liées à vos événements.
Que vous soyez un organisateur d’événements, une agence ou une entreprise, nous vous apportons un soutien administratif continu et de qualité.
Pourquoi choisir Free Mind Agency pour la gestion administrative de vos événements ?
L’organisation d’événements professionnels, tels que des conférences, des salons, ou des séminaires, nécessite une gestion administrative rigoureuse. Free Mind Agency est là pour vous épauler au quotidien, en gérant toutes les tâches qui vous prennent du temps. De la coordination des prestataires événementiels à la gestion des invitations et des participants, nous simplifions chaque aspect administratif pour vous offrir plus de liberté et d’efficacité.
Nos services d’assistance Administrative pour l’événementiel
1. Gestion administrative au quotidien
Planification et gestion des plannings événementiels : Nous vous aidons à organiser chaque aspect de votre événement, en nous assurant que les délais sont respectés et les actions correctement coordonnées.
Coordination des prestataires événementiels : Nous nous chargeons de la communication avec les fournisseurs (lieux, restauration, technique, etc.) et veillons à ce que tout soit en place pour le bon déroulement de l’événement.
Organisation des déplacements : Nous gérons les réservations de transport et d’hébergement pour les intervenants et participants, afin que vous soyez entièrement concentrés sur votre événement.
2. Gestion des Invitations et Participants
Envoi des invitations et suivi des réponses : Nous nous chargeons de l’envoi des invitations, de la gestion des réponses et de la relance des invités.
Inscription en ligne et suivi des participants : Nous gérons l’inscription des participants, leur suivi et la mise à jour de la liste des invités en temps réel.
Gestion de l’accueil sur place : Nous organisons l’accueil des invités, la remise des badges et la distribution de documents importants.
3. Communication Événementielle et Promotion
Création de supports administratifs et promotionnels : De l’invitation à la brochure événementielle, nous créons tous les supports nécessaires pour promouvoir et informer vos participants.
Gestion des communications internes et externes : Nous envoyons des newsletters, des rappels d’événements et gérons la communication par email, tout en optimisant la portée de vos messages.
Promotion via les réseaux sociaux : Nous vous aidons à promouvoir votre événement sur les réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Instagram), en partageant des informations clés et en engageant vos participants.
4. Logistique Événementielle Quotidienne
Suivi de la logistique événementielle sur site : Nous coordonnons les préparations sur place : gestion des espaces, installation des équipements, et mise en place de la signalétique.
Supervision des prestataires : Nous suivons les prestataires sur site pour garantir que tous les aspects logistiques sont parfaitement exécutés.
Coordination des aspects techniques : Nous vous assistons pour organiser la sonorisation, la lumière et l’audiovisuel pour vos événements.
5. Gestion Financière et Administrative des Événements
Suivi du budget événementiel : Nous veillons à ce que vos dépenses restent dans les limites du budget alloué, en suivant de près chaque transaction.
Gestion des factures et paiements : Nous prenons en charge la gestion des factures des prestataires, des paiements, ainsi que les relances nécessaires.
Reporting et analyse post-événement : Après chaque événement, nous préparons un rapport détaillant les aspects financiers et administratifs pour vous fournir une analyse complète.
Les Avantages de choisir Free Mind Agency pour vos événements
Soutien administratif continu : Nous intervenons à chaque étape pour simplifier la gestion quotidienne de vos événements, du début à la fin.
Gain de temps et d’efficacité : Vous pouvez vous concentrer sur l’organisation et la réalisation de vos événements pendant que nous gérons les aspects administratifs.
Flexibilité : Nous nous adaptons à vos besoins spécifiques et intervenons à tout moment pour vous offrir un soutien sur mesure.
Vous avez besoin d’un soutien administratif pour vos événements ? Free Mind Agency est là pour vous accompagner. Nous gérons toutes les tâches administratives liées à vos événements, en vous offrant un service flexible, fiable et professionnel.
Contactez-nous dès aujourd’hui pour discuter de vos besoins et découvrir comment nous pouvons vous aider à gagner en efficacité.